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Tudo o que a gente mais quer, quando o novo ano entra, é começar tudo de um jeito melhor. Mais tranquila (o), sem dÍvidas e com tudo mais organizado. A gente repensa a vida e decide dar mais atenção à saúde, poupar mais para fazer algo que não conseguiu no ano anterior, ter mais tempo com a família… recomeçar mesmo.

Acredito que todos esses desejos fazem parte da lista da maioria das pessoas, e essa grande maioria também não sabe como e nem por onde começar. O post de hoje é para ajudar a galera a entender que, organizar é o primeiro passo. E isso vale para tudo. Você acha possível poupar para uma viagem, por exemplo, se suas finanças estão à dança-do-balacobaco? Organizar as finanças é necessário, não tem como fugir “naum”!!!

Mas hoje, vamos falar da papelada, uma etapa que vem antes das finanças (no sentido de planejamento) e vale o tempo investido. Se sua papelada está o caos, mais parecendo areia em dia de ventania, “carma bem”, respira fundo e vamos juntas (os) nessa missão.

Como todo processo de organização, você pode dividir em partes. Euzinha, quando decido organizar, faxinar, arrumar, faço tuuudooo de uma vez, ou perco o pique. Deixo para fazer picado o que é manutenção, mas essa é outra história, falaremos outro dia.

Voltando ao assunto, você pode transformar as etapas em dias ou mergulhar de cabeça!! Fica a seu critério. Aliás, vamos chamar de “passos”, tem mais a cara do post, assim você pode dar um “passo”de cada vez e caminhar no seu tempo!

Coloque um saco de lixo por perto, para o caso de precisar descartar coisas que você já sabe, de antemão, que não serão úteis eeeeee… Vamos às superdicas!!!

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Primeiro passo:
Faz um rapa na casa…rsrs. É isso mesmo, faça um arrastão nas gavetas, armários, bolsas, carteiras e arquivos. Se você é do tipo que, apesar da sua papelada estar um bolo desesperador de tão confuso, mas num único local, belezinha, facilitou a vida. Mas, quem larga tudo por aí, vai ter um trabalhinho. Use uma caixa para juntar tudo, fica mais fácil carregar pela casa e também para deixar o próximo passo para outro dia. Se você é do time do uma-coisa-de-cada-vez, põe a caixa num cantinho, manda beijo e diz: “até amanhã amore, nosso papo ainda não acabou!”rsrsr.

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Segundo passo:
Nesse ponto dos acontecimentos é bom você ter um lugar beeeem espaçoso para a coisa render. Uma mesa grande ou no chão mesmo. Eu fico com a mesa, o chão é uma missão difícil para a minha pessoa…srs.

Comece categorizando, o primeiro passo para qualquer organização, lembre-se. Faça pilhas por assuntos, para não precisar de 835 pilhas espalhadas por todos os cômodos da casa, alguns assuntos podem ser gerais e outros específicos, abaixo uma listinha para inspirar:

01- Banco: extratos, canhotos de cheque, controles de cartão de crédito e débito, informação para imposto de renda. Faça uma pilha para cada banco.

02-Documentos pessoais e certidões: carteira de identidade, CPF, título de eleitor e comprovantes, passaporte, carteira de trabalho e as cópias autenticadas (é sempre bom mantê-las por segurança).

03- Carro: seguros, IPVA e licenciamento, gastos de manutenção, multas, etc.

04- Escola: matrícula, boletos, gasto com uniforme e material.

05- Previdência Privada e INSS.

06- Imposto de renda dos anos anteriores

07- Água

08- Luz

09- Telefone e celular

10- Assinaturas de TV, revistas, jornais.

11- Casa: IPTU, gastos com reformas e manutenção, contratos de aluguel, condomínio, seguro.

12- Seguros pessoais

13- Holerites

14- Saúde: registros médicos como exames e receitas.

15- Animais: controle de vacinação, gastos com veterinário.

16- Recibos para dedução do IR.

17- Eletrodomésticos e eletrônicos: manuais e garantias.

18- Funcionários: contratos, recibos, guias de recolhimento (INSS, FGTS), atestados, fichas cadastrais, cópias de documentos.

Se você sentiu falta de alguma categoria, ou prefere ampliar o leque de opções porque é mais detalhista, é só abrir uma ou mais pilhas. Prenda tudo com clipes para não desorganizar novamente.

Terceiro passo:
Pegue cada pilha e organize tudo por mês e ano, deixando as mais antigas no fundo e as mais novas na frente. Assim você sabe, facilmente, de quando é o último documento recebido sobre determinado assunto.

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Quarto passo

Utilize a lista de “validade” abaixo como referência para avaliar o que você pode descartar. Não é necessário guardar tudo durante a vida toda. Por isso a organização por data, da etapa anterior, é importante. Agora, basta que você elimine todo o bolo de papel que estiver no fundo de cada pilha, referente ao período que não precisa mais ser guardado:

Guarde para sempre com muito cuidado e carinho:
01- Documentos pessoais
02- Certidões
03- Passaportes
04- Escrituras
05- Carnês do INSS
06- Holerites
07- Testamento
08- Inventário
09- Contrato de trabalho
10- Cartão do PIS
11- Carteira de trabalho

Guarde por 10 anos – um relacionamento longo, mas não eterno!
01- Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU) e seu respectivo DARM

Guarde por 5 anos – é um tempinho razoável, mas passa tão rápido!
01-Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF) e seu respectivo DARF.
02- Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA).
03- Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone, celular, TV por assinatura.
04- Comprovantes de pagamento de aluguel.
05- Fatura de cartões de crédito.
06- Comprovante de pagamento de mensalidades escolares.
07- Comprovante de pagamento de cursos livres.
08- Extrato bancário.
09- Comprovante de pagamento de convênio médico.
10- Comprovantes de pagamentos de honorários profissionais liberais.

Guarde por 3 anos – piscou passou!
01- Recibo de pagamento de aluguel
02- Recibo de pagamento de condomínio

Guarde por 1 ano, relacionamento passageiro e impessoal!
01- Contratos de seguro
02- Canhotos do cartão de crédito
03- Extratos bancários e dos cartões de crédito
04- Comprovante de hospedagem

Guarde por tempo específico:
01- Recibo de pagamentos das parcelas de imóveis: até que o registro da escritura seja feita no Cartório de Registros de Imóveis.
02- Nota fiscal de compra de bem durável: vida útil do produto.
03- Notas fiscais de produtos e serviços de bens não duráveis: trinta dias.

Seja cuidadosa (o), descartar a papelada vencida ou sem utilidade, são documentos com informações importantes. Rasgue tudo para evitar problemas futuros! Tem gente que queima, não recomendo, é poluição demais e incomoda as pessoas. Uma saída é utilizar uma fragmentadora. Abaixo três opções com preços legais para você pesquisar, é só clicar nos links.

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Fragmentadora de papel manual com manivela e cesto (veja aqui)

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Fragmentadora de Papel 6fls em Tiras s/cesto 220V AS600S Aurora (veja aqui)

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Fragmentadora de Folhas com Cesto 110V Multilaser (veja aqui)

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Quinto passo:
Escolha seu caminho… Chegou a hora de organizar. Existem várias maneiras. Uma delas é digitalizar o que é possível, e assim, diminuir o volume de papéis. Para os adeptos da tecnologia é importante manter becapes. Os entendidos recomendam três opções diferentes para garantir, e você pode escolher as que estão de acordo com as suas possibilidades e necessidades:
01-Armazenar no computador;
02- Pen drive;
03- CD;
04- HD externa;
05- Nuvem: Dropbox, One Drive, Google Docs, Evernote, entre outros pagos ou gratuitos.

Mas, nem todo o mundo gosta da versão digital, então vamos às dicas para organizar a papelada tradicional. Aliás, nem todo documento deve ser descartado após digitalizar, como contratos e seguros, “ooookeyyyy”.

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Sexto passo:
Escolha o seu estilo, avalie seu espaço e as possibilidades. Dificilmente se tem lugar para um arquivo de escritório, então, gaveteiros que encaixam em baixo da mesa; caixas legais que você organiza em prateleiras podem armazenar pastas suspensas, pastas com elásticos, ou com divisórias internas. Existe uma infinidade de modelos e usos. Lojas como a Kalunga (veja aqui), a OZ (veja aqui), Leroy Merlin (a loja física é mais prática que a virtual) e a Tok & Stok (veja aqui), oferecem vááárias opções! Eu fico maluca em qualquer livraria e lojas como essas! Atente para as dicas do sétimo passo, antes de sair comprando, tá!

Cada coisa em seu lugar! As pastas suspensas são as minhas favoritas, mas tudo depende de espaço e praticidade para o estilo de vida de cada um, então, você tem liberdade de escolher! Elas se encaixam em estruturas específicas que podem estar em gavetas ou caixas próprias que vão ao armário, ou ficam expostas, algumas são bem bonitas para isso!

As pastas comuns com elástico e com divisórias internas, estilo sanfonadas são legais para armários fechados e gavetas grandes que não possuem o sistema de pasta suspensa. Lembre-se de identificar o topo delas! As cores também ajudam, é possível escolher uma para cada assunto se o seu perfil é visual.

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Sétimo passo:
Lembra a lista de categorias lá no início do post? Então, ela é uma ótima referência para, agora, guardar tudo, mas você também pode refinar essa categorização. Independente do tipo de armazenamento que você optar, sempre identifique. Etiqueta “tuddimmmm”!!! Pegue cada “chumacinho” de papel categorizado anteriormente e vá nomeando as pastas. Simples assim!

Dicas pulo-do-gato!
01- Para documentos importantes utilize gavetas ou armários com chave.
02- Se você tem espaço, utilizar pastas com os meses do ano é um jeito de controlar as contas a pagar.
03- Se o espaço está escasso, ter uma pasta sanfonada para os doze meses ou um suporte de mesa para as contas pode ser uma solução. Pagou… arquiva na pasta por assunto.
04- Se você não tem onde guardar as pastas use caixas coloridas ou sóbrias, conforme o estilo da sua casa, e aproveite para utilizá-las na decoração.
05- Cores são ótimas referências visuais e podem ser inclusive, exploradas nas etiquetas das pastas suspensas. Por exemplo, tons de azul para assuntos pessoais, laranja para trabalho, verde para saúde e assim por diante.
06- Se a pasta ficar cheia demais, separe em duas.
07- Todos os anos faça a revisão das datas, descarte o que passou do prazo de armazenamento e transfira o que deve ficar para o chamado “arquivo morto”, você pode manter no “arquivo ativo”apenas o material do ano vigente.

O sistema perfeito e ideal de organização é o que se adéqua a você. Se estiver funcionando, relaxe e aproveite!

Tem dúvidas sobre o tema? Pode deixar sua pergunta nos comentários!
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